Tourmanagement met itinerary

Handleiding Tourmanagement

Met deze module kunt u een tourschema maken met daarop specifieke gegevens, zoals hotels, draaiboek, pendels en vluchten. Er wordt url (link) naar een webpagina aangemaakt met daarop deze gegevens. Deze pagina kan ook in PDF worden aangemaakt. De url / pdf kunt u via Artwin naar de betrokken personen sturen. Daarnaast is de link in Artwin Live voor alle groepsleden beschikbaar via artwinlive.com en via iCalendar feed.

Gegevens invoeren

Als basis voor een tourschema worden de gegevens van een boeking gebruikt:

• Artiest, Datum, Tijden, Duur en Locatie

Het tourschema moet worden aangevuld met meer gegevens in het het Evenement-venster van de boeking. Open een boeking en klik in het Evenement-blok op Meer gegevens / Tourschema.

Het venster is opgedeeld in 4 secties, welke via de tabbladen kunnen worden opgevraagd. In Showdetails, Reisgegevens en Aanvullende info geeft u specifieke gegevens op die alleen gebruikt worden in het tourschema.

Algemeen

De volgende velden in Algemeen worden ook weergegeven op het Tourschema gegevensblad:

• Naam event, Website, Publieke beschrijving (lineup) en Podiumnaam

Draaiboek

Hiermee kunt een schema maken met gebeurtenissen die plaatsvinden rondom het optreden. De volgorde wordt bepaald op basis van de opgegeven datum en aanvangstijd van een gebeurtenis. Als uitgangspunt is het aan te raden om het optreden zelf als eerste aan te maken en dan pas de gebeurtenissen daar omheen.

Gebruik de buttons rechts boven om een nieuwe gebeurtenis aan te maken, de geselecteerde te bewerken of te verwijderen. Druk op het pijltje en kies “Lijst wissen” om alles te verwijderen uit de lijst.

Contactpersonen

Hiermee kunt een lijst met belangrijke contactpersonen met functie, telefoonnummer en e-mailadres aanmaken.

Gebruik de buttons rechts boven om een nieuwe contactpersoon aan te maken, de geselecteerde te bewerken of te verwijderen. Druk op het pijltje en kies “Lijst wissen” om alles te verwijderen uit de lijst.

Als u op het pijltje klikt heeft u een extra functie “Gerelateerde toevoegen”. U kunt in het adressenbestand contactpersonen aanwijzen die automatisch kunnen worden toegevoegd door op “Gerelateerde toevoegen” te klikken. Dit geldt voor contactpersonen in het adres van de artiest, het eventueel gekoppelde management van de artiest, de locatie en opdrachtgever van de boeking. Open een contactpersoon in zo een adres en vink de optie “Gebruik in tourschema” aan.

Hotels

Hiermee kunt u een overzicht maken van hotels met check-in en check-out datum en tijdstip. U kunt de naam en adresgegevens van het hotel opvragen met de zoekfunctie door de naam en plaats van het hotel op te geven.

Gebruik de buttons rechts boven om een nieuw verblijf aan te maken, de geselecteerde te bewerken of te verwijderen. Druk op het pijltje en kies “Lijst wissen” om alles te verwijderen uit de lijst.

Vluchten

Hiermee kunt u een overzicht maken van vluchten. Als u het vluchtnummer en datum heeft, kunt u de vluchtgegevens en vliegvelden automatisch ophalen. Druk op F3 of klik op “Vluchtgegevens opzoeken” onderin het invoervenster.

Gebruik de buttons rechts boven om een nieuwe vlucht aan te maken, de geselecteerde te bewerken of te verwijderen. Druk op het pijltje en kies “Lijst wissen” om alles te verwijderen uit de lijst.

Pendels

Hiermee kunt u een overzicht maken van pendels (pickups) met de naam en telefoonnummer van de chauffeur.

Gebruik de buttons rechts boven om een nieuwe pendel aan te maken, de geselecteerde te bewerken of te verwijderen. Druk op het pijltje en kies “Lijst wissen” om alles te verwijderen uit de lijst.

Aanvullende info

In het veld Algemeen heeft u ruimte om extra informatie op te geven.

Daarnaast zijn er 2 extra velden die u zelf kunt benoemen in de applicatie instellingen:

• Menu: Systeem, Applicatie instellingen, tabblad “Instellingen”, groep “Modules”:
• Tourmanagement: Aangepaste opmerking 1
• Tourmanagement: Aangepaste opmerking 2

Tourschema verspreiden

Bij het aanmaken van een tourschema wordt er een url (link) gegenereerd. Deze vindt u door de boeking te openen, klik in het Evenement-blok op Meer gegevens / Tourschema, klik het tabblad “Aanvullende info”. Kopieer de URL en plak deze in uw browser.

U kunt het tourschema vanuit Artwin per e-mail versturen. Open een boeking, klik de Verzenden-button en kies Tourschema. Er wordt een standaard e-mailbericht aangemaakt met de link naar het tourschema en een pdf versie daarvan.

Als er een tourschema aanwezig is voor een boeking, dan kunnen de artiest en groepsleden deze ook in Artwin Live openen. Open de boeking in Artwin Live en klik op het printer-icoontje bovenaan.

De link is ook beschikbaar in de iCalendar feeds, zodat de gebruiker deze kan openen in de agenda applicatie op zijn of haar computer, telefoon of tablet.

Nieuwe url genereren

Als u vermoed dat het tourschema onjuist gebruikt wordt of u heeft deze aan de verkeerde persoon gestuurd, dan kunt u een nieuwe url genereren. De oude geeft dan geen resultaat meer.

Open de boeking, klik in het Evenement-blok op Meer gegevens / Tourschema, klik het tabblad “Aanvullende info” en druk op “Nieuwe URL maken”. Let op! Druk op “OK” en sla de boeking zelf ook op.

Logo aanpassen

Op het tourschema wordt uw logo weergegeven. Dit is een bestand die in uw data map staat en ook gebruikt wordt in e-mailberichten (“logoemail.png”, “logoemail.jpg”, “emaillogo.png” of “emaillogo.jpg”). Of als u geen logo in uw e-mailberichten gebruikt, dan het logo die u op het Dashboard van Artwin Professional gebruikt (logo.jpg).

U kunt een bestand in de datamap plaatsen die specifiek voor het tourschema gebruikt wordt. Noem dit bestand “itinerarylogo.jpg”.

Artwin Online gebruikers kunnen het bestand aan [e-mail] sturen.