Over dit artikel
Dit service artikel is bedoeld voor Artwin Online gebruikers en bevat belangrijke informatie over de afhandeling van e-mailberichten die vanuit Artwin pro online worden verzonden. U kunt dit artikel doorsturen aan uw domeinbeheerder of systeembeheerder, zodat hij of zij een geavanceerde configuratie kan bewerken in de domeininstellingen. Het document bevat een korte uitleg dat duidelijk moet maken wat de bedoeling is van deze configuratie.
De instellingen worden onderaan dit artikel uitgelicht.
Inleiding
Een zeer groot deel van alle verzonden e-mailberichten in de wereld is spam. In principe kan iedereen met een computer e-mails versturen afkomstig uit naam van uw e-mail adres. We zien dit bijvoorbeeld bij de skimming berichten die zogenaamd afkomstig zijn van financiële- en overheidsinstellingen. De meeste e-mail servers markeren dit soort berichten direct als spam, doordat er in de afgelopen jaren met redelijk succes systemen zijn ontwikkeld om het aantal spamberichten te verminderen. Een van die systemen is het Sender Policy Framework (SPF), ook wel Sender ID Framework genoemd.
Hoe werkt SPF?
De e-mailserver van de ontvanger controleert bij het e-maildomein van de zender of uw computer berichten afkomstig van dit e-maildomein mag versturen (PASS) of niet (FAIL). Zodra de controle is uitgevoerd wordt een onzichtbare regel aan uw bericht toegevoegd waarin het resultaat vermeldt staat. De ontvanger kan het e-mailbericht gewoon ophalen, echter de kans is zeer groot dat, als in de onzichtbare regel FAIL vermeld is, deze in de Spam-box van de ontvanger terecht komt. (Onder bepaalde omstandigheden is het zelfs mogelijk dat de ontvanger het bericht nooit ontvangt, omdat bij een FAIL het bericht niet eens wordt doorgestuurd naar de ontvanger.)
Artwin Online
Met Artwin professional online kunt u ook e-mailberichten versturen, bijvoorbeeld contracten en facturen aan uw klanten. De afzender (e-mail adres) van deze berichten stelt u in Systeem, “Medewerkers en groepen”. U heeft hier natuurlijk een e-mail adres opgegeven binnen uw eigen e-maildomein, bijvoorbeeld “medewerker@example.com”. Zodra u een e-mail verzend, wordt deze naar onze e-mailserver gestuurd “smtp.artwinmail.nl”. Deze computer zal uw bericht afleveren bij de mail server van de ontvanger.
Als onze mail server “artwinmail.nl” niet voorkomt in het SPF van uw e-maildomein, “example.com”, dan wordt er een FAIL regel toegevoegd en is de kans groot dat uw e-mailbericht in de Spambox van de ontvanger terecht komt.
Wat kunt u doen?
Hoewel er geen garantie bestaat, wordt de kans met een geldig SPF regel veel groter dat de ontvanger uw bericht ontvangt. U kunt dit document doorsturen aan degene die uw e-maildomein beheert. U kunt natuurlijk ook zelf de instellingen aanpassen in de instellingen van uw domein. U dient dan toegang te hebben tot de DNS instellingen. U en uw domeinbeheerder kunnen voor vragen altijd contact opnemen met Artwin Software op 023 548 1070 of via
support@artwinsoftware.com
SPF Record instellen voor Artwin Online
Maak een SPF record aan voor het e-maildomein waarmee u vanuit Artwin e-mailberichten verzend.
Wat is uw e-maildomein?
U geeft per medewerker een e-mail adres op in Artwin pro online via het menu Systeem, “Medewerkers en groepen”. Het e-mail adres eindigen bijvoorbeeld op “@example.com”, “example.com” is dan uw e-maildomein. Als u gebruikmaakt van Afdelingen, dan dient u ook een SPF record aan te maken voor de e-maildomeinen van die afdelingen.
Mechanismen
Het SPF record moet de volgende mechanismen bevatten:
- Outsourced Domains: "include:artwinmail.nl"
- Qualifier (neutral): "?all"
De "?all" qualifier vertelt dat alle andere niet genoemde ip adressen en domeinen als neutraal worden behandeld. U kunt ook de “-all” qualifier opgeven als u er zeker van bent dat er geen andere websites of diensten e-mail verzenden namens dit e-maildomein. Let wel op dat als u de "-all" qualifier gebruikt, dat eventuele toekomstige e-maildiensten, die namens uw e-maildomein legitieme e-mail verstuurt, dan een FAIL meekrijgt en e-mailberichten mogelijk niet aankomen bij de ontvanger.
Voorbeeld
Als er nog geen SPF record aanwezig is in de DNS van het e-maildomein, dan voegt u een nieuwe TXT (of SPF) regel toe aan de DNS, dat begint met “v=spf1” om aan te geven dat het om een SPF record gaat, en daarachter de genoemde mechanismen.
@ TXT "v=spf1 include:artwinmail.nl ?all"
In sommige gevallen is het opgeven van aanhalingstekens niet nodig. Lees de documentatie van de DNS software of dienst.
SPF reeds aanwezig?
Als er al een SPF record is ingesteld is het volgens de SPF specificatie niet de bedoeling om een 2e TXT regel aan te maken in de DNS. U dient de mechanismen toe te voegen aan de bestaande record.
U heeft bijvoorbeeld:
@TXT"v=spf1 ip4:203.0.113.12 include:example.com ?all"
Dan wordt de regel (zonder line break):
@ TXT "v=spf1 ip4:203.0.113.12 include:example.com include:artwinmail.nl ?all"
Opmerkingen